Créer, modifier ou supprimer un locataire
Créer un locataire
Pour ajouter un locataire, suivez ces étapes simples : Accédez à la section « Locataires » puis cliquez sur « Nouveau locataire ».
Pour chaque locataire, vous pouvez saisir les informations suivantes :
- Type du locataire.
- Nom et prénom ou nom de la société.
- Adresse e-mail (si vous souhaitez inviter votre locataire).
- Adresse et autres informations de contact.
- Informations professionnelles.
- Informations sur les garants.
- Informations bancaires.
- Possibilité d’ajouter des documents.
Certaines de ces informations seront reprises dans les contrats pré-remplis.
Importer des locataires
Vous avez la possibilité d’importer plusieurs locataires en utilisant un fichier aux formats CSV, Excel ou Open Office. Veuillez utiliser les modèles suivants pour effectuer l’importation :
Inviter son locataire
Vous pouvez accorder l’accès au logiciel à votre locataire, lui permettant ainsi d’accéder à la zone réservée aux locataires, de télécharger ses quittances et de gérer son compte.
Si vous souhaitez accorder l’accès à votre locataire, suivez ces étapes :
- Créez la fiche locataire.
- Saisissez l’adresse e-mail du locataire (une adresse unique par locataire) et activez l’invitation.
- Sauvegardez la fiche locataire.
- Le locataire reçoit une invitation par e-mail.
- Le locataire clique sur le lien d’invitation, confirme son compte et crée son mot de passe.
Veuillez noter que l’invitation du locataire n’est pas obligatoire, et vous pouvez le faire ultérieurement. Un lien « Inviter » sera disponible dans la section « Locataires » pour chaque locataire. Ce lien restera actif tant que l’invitation n’aura pas été acceptée, puis il disparaîtra.
Lorsque le locataire a accès à son espace membre, il peut consulter les informations suivantes :
- Quittances et Avis d’échéance
- Les coordonnées du propriétaire
- Le détail de sa location
- Les Documents partagés
- Les Tâches concernant la location
- Les Interventions concernant la location
- Les Messages entre lui et le propriétaire
Pourquoi donner accès au compte locataire ?
En raison du nouveau règlement européen sur la protection des données personnelles (RGPD), entré en vigueur le 25 mai 2018, il est important d’informer les utilisateurs, en l’occurrence les locataires, de l’utilisation de leurs données. Ils doivent généralement donner leur consentement pour le traitement de leurs données, avoir accès à celles-ci, ou avoir la possibilité de s’y opposer.
Si le locataire demande l’accès, nous sommes légalement tenus de lui fournir l’accès à la plateforme.
Le bailleur a également une obligation légale de fournir certains justificatifs et documents à son locataire, même après son départ.
Garants
Pour chaque locataire, vous pouvez ajouter un ou plusieurs garants via l’onglet « Garants ». Les informations concernant les garants sont incluses dans les modèles de contrats pré-remplis et dans l’acte de caution solidaire. Les données des garants sont également sauvegardées dans la section « Contacts ».
Modifier un locataire
Si vous souhaitez modifier un locataire existant, rendez-vous dans la rubrique « Locataires », cliquez sur l’action « Modifier » à droite du locataire concerné, apportez les modifications nécessaires, puis cliquez sur « Sauvegarder ».
Veuillez noter que les modifications apportées au nom du locataire ne s’appliqueront qu’aux paiements futurs. Les loyers déjà générés dans la rubrique « Finances » devront être modifiés manuellement, un par un, car ils conserveront l’ancien nom.
Changer l’adresse e-mail d’un locataire connecté
L’adresse e-mail d’un locataire connecté (celui qui a accepté votre invitation) est son identifiant de connexion. Le champ « E-mail » de sa fiche est donc verrouillé et signalé par un cadenas.
Si votre locataire n’a plus accès à cette adresse, vous pouvez la remplacer vous-même :
- Ouvrez la fiche du locataire : rubrique « Locataires », action « Modifier ».
- Cliquez sur le bouton « Déverrouiller », à droite du champ « E-mail ».
- Confirmez l’avertissement : l’e-mail du locataire est son identifiant, toute modification mettra à jour cet identifiant et le locataire sera notifié.
- Saisissez la nouvelle adresse, puis cliquez sur « Sauvegarder ».
Le locataire conserve son mot de passe et l’intégralité de son historique : il se connecte simplement avec la nouvelle adresse. Un e-mail « Changement informations de connexion » est envoyé à son ancienne adresse pour l’informer de la modification.
Le locataire peut également effectuer lui-même ce changement depuis son compte, dans ses informations de connexion.
Avant de modifier l’adresse e-mail
Communiquez la nouvelle adresse à votre locataire : la notification part vers son ancienne adresse et n’indique pas la nouvelle.
L’adresse doit rester unique parmi vos locataires. Si elle est déjà utilisée par un autre de vos locataires, la sauvegarde est refusée.
Si votre locataire loue aussi auprès d’un autre bailleur sur Rentila avec la même adresse, la modification effectuée depuis votre compte ne concerne que votre fiche : ses deux locations ne seront plus regroupées dans le même espace locataire.
Supprimer un locataire
Pour supprimer un locataire, rendez-vous dans la rubrique « Locataires », cliquez sur l’action « Supprimer » à droite du locataire concerné.
Si le locataire est associé à un contrat de location, à un état des lieux ou à un inventaire, il est nécessaire de les supprimer en amont également, puis de vider la corbeille. Autrement, le logiciel ne vous laissera pas supprimer le locataire.
Veuillez noter que cette action entraînera la perte de l’historique de ce locataire. Par conséquent, il est généralement préférable d’archiver les locataires au lieu de les supprimer.
